Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu
Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu
Rozdział I
Przepisy wstępne
§ 1. Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu oraz Komisariacie Policji w Kędzierzynie-Koźlu– zwana dalej procedurą zgłoszeń wewnętrznych, określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów informacji o naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Komendzie Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu oraz Komisariacie Policji w Kędzierzynie-Koźlu lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
§ 2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Komendzie Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu oraz Komisariacie Policji w Kędzierzynie-Koźlu i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
§ 3. Procedura zgłoszeń wewnętrznych ma zastosowanie do byłych i obecnych pracowników/policjantów Komendy Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu i Komisariatu Policji w Kędzierzynie-Koźlu oraz osób ubiegających się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby w Komendzie Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu oraz Komisariacie Policji w Kędzierzynie-Koźlu.
§ 4. 1. Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się do informacji objętych:
- przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
- tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
- tajemnicą narady sędziowskiej;
- postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
- Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720), do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1218) oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.
- Procedura zgłoszeń wewnętrznych nie dopuszcza anonimowego zgłoszenia. Zgłoszenia anonimowe nie podlegają rozpoznaniu w trybie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów – zwanej dalej ustawą o ochronie sygnalistów oraz niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych.
- Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się do naruszeń dotyczących obowiązujących w Komendzie Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu oraz Komisariacie Policji w Kędzierzynie-Koźlu regulacji wewnętrznych i standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
§ 5. Osoba dokonująca zgłoszenia, w sposób określony w Rozdziale IV procedury zgłoszeń wewnętrznych, do etapu wstępnej weryfikacji zgłoszenia nazywana jest w niniejszej procedurze „zgłaszającym”. Po ustaleniu w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek, o których mowa w § 15 ust. 1 procedury zgłoszeń wewnętrznych, osoba ta nazywana jest „sygnalistą”.
§ 6. Użyte w procedurze określenia oznaczają:
- KPP – Komenda Powiatowa Policji w Kędzierzynie-Koźlu;
- KP – Komisariat Policji w Kędzierzynie-Koźlu
- działanie następcze – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez KPP w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
- informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w KPP lub KP w której sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
- pracodawca/przełożony właściwy w sprawach osobowych – KPP reprezentowana przez Komendanta Powiatowego Policji w Kędzierzynie-Koźlu oraz Komendant Powiatowy Policji w Kędzierzynie-Koźlu – jako przełożony właściwy w sprawach osobowych;
- pracownik – członek korpusu służby cywilnej, pracownik nieobjęty mnożnikowym systemem wynagradzania, zatrudniony w KPP oraz KP;
- funkcjonariusz – policjant pełniący służbę w KPP oraz KP;
- zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie pracodawcy/przełożonemu właściwemu w sprawach osobowych informacji o naruszeniu prawa w KPP lub KP - za pomocą dedykowanych do tego kanałów komunikacji określonych w procedurze zgłoszeń wewnętrznych;
- naruszenie prawa – to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, mające miejsce w KPP lub KP dotyczące:
- korupcji,
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- bezpieczeństwa żywności i pasz,
- zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane
z dziedzinami wskazanymi w lit a-p.
- sygnalista - osoba fizyczna wymieniona w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów, tj. osoba która pracuje lub pracowała (pełniła lub pełni służbę) w KPP lub KP która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą oraz osoba, która zgłasza powyższe informacje w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w KPP, KP lub na rzecz KPP, KP lub pełnienia służby w KPP, KP lub już po ich ustaniu.
Rozdział II
Komórka/osoba odpowiedzialna za procedowanie zgłoszeń
§ 7. 1. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację ze zgłaszającym/sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu/sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, a także do prowadzenia Rejestru zgłoszeń wewnętrznych, upoważniony przez Komendanta Powiatowego Policji w Kędzierzynie-Koźlu jest ekspert Jednoosobowego Stanowiska ds. Kontroli oraz Skarg i Wniosków oraz funkcjonariusz pełniący zastępstwo.
2. Nadzór nad czynnościami realizowanymi przez osoby, o których mowa w ust. 1, sprawuje Komendant Powiatowy Policji/osoba go zastępująca, który każdorazowo po wpływie zgłoszenia do KPP wyznacza eksperta Jednoosobowego Stanowiska ds. Kontroli oraz Skarg i Wniosków lub funkcjonariusza pełniącego zastępstwo i czyni odpowiedzialnym za dalsze procedowanie zgłoszenia.
3. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Powiatowy Policji w Kędzierzynie-Koźlu może upoważnić inne, bezstronne osoby z KPP bądź z jednostki podległej (bazując na ich wiedzy i doświadczeniu zawodowym) do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia oraz w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.
4. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa przez eksperta Jednoosobowego Stanowiska ds. Kontroli oraz Skarg i Wniosków, zgłoszenie składa się bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Kędzierzynie-Koźlu – w sposób określony w § 12 ust. 6 procedury zgłoszeń wewnętrznych.
5. W okolicznościach, o których mowa w ust. 4, Komendant Powiatowy Policji w Kędzierzynie-Koźlu wyznacza Komendanta Komisariatu Policji lub jego Zastępcę, upoważnionego do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację ze zgłaszającym/sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu/sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych. Przepis ust. 3 w odniesieniu do Komendanta Komisariatu Policji lub jego Zastępcy stosuje się odpowiednio.
6. Dla osób, o których mowa w ust. 1-5, wprowadza się wzory upoważnień, które stanowią załączniki Nr 1 i Nr 2 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Rozdział III
Poufność informacji
§ 8. 1. Osoby upoważnione, o których mowa w Rozdziale II procedury zgłoszeń wewnętrznych, w zakresie przetwarzania danych osobowych zobowiązane są do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości zgłaszającego/sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Zachowanie tajemnicy (w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskane w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych) obliguje osoby upoważnione także po ustaniu stosunku pracy/służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę/służbę.
2. Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności stanowi załącznik Nr 3 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.
3. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia, osoby do tego upoważnione, posługują się jedynie numerem sprawy/zgłoszenia.
§ 9. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne zostało przyjęte przez osobę nieposiadającą upoważnienia w tym zakresie, osoba ta zobowiązana jest do:
- zachowania w tajemnicy informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu;
- niezwłocznego przekazania zgłoszenia wewnętrznego bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Kędzierzynie-Koźlu lub ekspertowi Jednoosobowego Stanowiska ds. Kontroli oraz Skarg i Wniosków, bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu.
§ 10. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik Nr 4 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.
§ 11. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych osób, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik Nr 5 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Rozdział IV
Sposoby przekazywania zgłoszeń
§ 12. 1. Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, obejmują możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie (za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub podczas bezpośredniego spotkania) i pisemnie (w postaci papierowej).
2. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy oraz co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa (wskazanie kontekstu związanego z pracą/służbą w KPP lub KP) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego adresu do kontaktu. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik Nr 6 do procedury zgłoszeń wewnętrznych. Stosowanie formularza nie jest obligatoryjne.
3. Zgłoszenie ustne, za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej (numer tel. (47)8634360) dokonane może być w poniedziałek w godz. 15:00-17:00 i od wtorku do piątku w godz. 9:00 do 13:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy). Zgłoszenie to dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie. Sposób dokonania sprawdzenia ustalony zostanie ze zgłaszającym w trakcie rozmowy.
4. Na wniosek zgłaszającego zgłoszenie ustne ma miejsce podczas bezpośredniego spotkania w KPP, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości zgłaszającego, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Podczas spotkania, za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
5. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej może być dokonane poprzez:
-
- wysłanie go na adres: Jednoosobowe Stanowisko ds. Kontroli oraz Skarg i Wniosków, Komenda Powiatowa Policji w Kędzierzynie-Koźlu ul. Wojska Polskiego 18, 47-220 Kędzierzyn-Koźle, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”;
- doręczenie go osobiście w KPP na stanowisko Recepcji lub do Sekretariatu Komendanta, w zamkniętej kopercie z dopiskiem jak w pkt 1.
6. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w § 7 ust. 4 procedury zgłoszeń wewnętrznych, zgłoszenie takie może być dokonane poprzez:
- wysłanie go na adres: Sekretariat Komendanta, Komenda Powiatowa Policji w Kędzierzynie-Koźlu, ul. Wojska Polskiego 18, 47-220 Kędzierzyn-Koźle, w zamkniętej kopercie z dopiskiem, jak w ust. 5 pkt 1;
- doręczenie go osobiście w KPP na stanowisko Recepcji lub do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Kędzierzynie-Koźlu, w zamkniętej kopercie z dopiskiem, jak w ust. 5 pkt 1.
- W celu zwiększenia poziomu poufności przed dostępem do treści osoby nieupoważnionej, dopuszcza się włożenie listu do podwójnej koperty.
8. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 5 pkt 1, nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą pisemnego upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Kędzierzynie-Koźlu do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
9. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” ma wyłącznie: Komendant Powiatowy Policji w Kędzierzynie-Koźlu/aktualnie zastępująca go osoba, upoważnieni w tym zakresie funkcjonariusze/pracownicy KPP.
§ 13. 1. Zgłoszenia, o których mowa w niniejszym rozdziale, nie podlegają rejestrowaniu w sposób określony w obowiązującej w KPP instrukcji kancelaryjnej.
2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku wystąpienia okoliczności wskazanych w § 15 ust. 3 procedury zgłoszeń wewnętrznych.
§ 14. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej zgłaszający/sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzania przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.
Rozdział V
Wstępna weryfikacja zgłoszenia
§ 15. 1. Wstępna weryfikacja zgłoszenia, które wpłynęło do KPP za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w Rozdziale IV procedury zgłoszeń wewnętrznych, polega na ustaleniu, czy informacja zawarta w zgłoszeniu stanowi „informację o naruszeniu prawa”
(w rozumieniu wskazanym w § 6 pkt 5 w zw. z pkt 10 procedury zgłoszeń wewnętrznych)
i czy zgłoszenie zostało dokonane przez osobę wymienioną w § 6 pkt 11 procedury zgłoszeń wewnętrznych, a także czy nie zachodzą okoliczności wykluczające dalsze procedowanie zgłoszenia, o których mowa w § 4 procedury zgłoszeń wewnętrznych.
2. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1, brak jest podstaw do prowadzenia działań następczych.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, informuje się zgłaszającego (w formie ustnej lub pisemnej – w zależności od obranego przez niego kanału do dokonywania zgłoszeń), podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia, tj. wskazując, że brak jest podstaw do dalszego procedowania zgłoszenia w trybie ustawy o ochronie sygnalistów oraz procedury zgłoszeń wewnętrznych, a co za tym idzie do podjęcia działań następczych. Można przy tym poinformować zgłaszającego, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych np. skargi, wniosku, petycji, jako przedmiot powództwa cywilnego lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. W zależności od przedmiotu zgłoszenia, np. stanowiącego informację o możliwości popełnienia czynu zabronionego ściganego w trybie publicznoskargowym, informuje się zgłaszającego m.in. o przekazaniu jego zgłoszenia do organu właściwego, celem dalszego procedowania sprawy.
4. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1, podejmuje się działania następcze.
§ 16. 1. Ekspert Jednoosobowego Stanowiska ds. Kontroli oraz Skarg i Wniosków lub funkcjonariusz pełniący zastępstwo w terminie 7 dni od dnia wpływu do KPP zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w § 12 ust. 3-5 procedury zgłoszeń wewnętrznych, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego - chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w § 7 ust. 4 procedury zgłoszeń wewnętrznych, Komendant Komisariatu Policji lub jego Zastępca, w terminie 7 dni od dnia wpływu do KPP zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanału komunikacji wskazanego w § 12 ust. 6, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego - chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
3. Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego stanowi załącznik Nr 7 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.
§ 17. Przy czynnościach, o których mowa w § 16 i § 15 ust. 3 realizuje się obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016).
Rozdział VI
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
§ 18. 1. Zgłoszenie wewnętrzne zawierające informacje o naruszeniu prawa, dokonane przez sygnalistę za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji w sposób wskazany w Rozdziale IV procedury zgłoszeń wewnętrznych, podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych składa się z części A (gdzie odnotowuje się zgłoszenia wewnętrzne - poza zgłoszeniami dotyczących naruszenia prawa przez eksperta Jednoosobowego Stanowiska ds. Kontroli oraz Skarg i Wniosków) oraz z części B (gdzie odnotowuje się tylko zgłoszenia dotyczące naruszenia prawa przez eksperta Jednoosobowego Stanowiska ds. Kontroli oraz Skarg i Wniosków). Wzór Rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowi załącznik Nr 8 do procedury zgłoszeń wewnętrznych.
3. Za prowadzenie części A Rejestru zgłoszeń wewnętrznych odpowiada ekspert Jednoosobowego Stanowiska ds. Kontroli oraz Skarg i Wniosków oraz funkcjonariusz pełniący zastępstwo. Rejestr ten przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym użytkowanym przez eksperta Jednoosobowego Stanowiska ds. Kontroli oraz Skarg i Wniosków lub funkcjonariusza pełniącego zastępstwo, w zabezpieczonej przed dostępem osób postronnych szafie zamykanej na klucz.
4. Za prowadzenie części B Rejestru zgłoszeń wewnętrznych odpowiada Komendant Komisariatu Policji lub jego Zastępca. Rejestr ten przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym użytkowanym przez Komendanta Komisariatu Policji lub jego Zastępcy w zabezpieczonej przed dostępem osób postronnych szafie zamykanej na klucz.
Rozdział VII
Działania następcze
§ 19. 1 Zasadniczym celem działań następczych jest weryfikacja prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym - polegająca na uprawdopodobnieniu zgłoszenia oraz przeciwdziałanie nieprawidłowościom, o których mowa w zgłoszeniu wewnętrznym – poprzez podjęcie działań zaradczych przed wystąpieniem skutków naruszenia prawa lub ich maksymalne zminimalizowanie po ich wystąpieniu.
2. Działania następcze realizowane są w szczególności w formie wewnętrznego postępowania sprawdzająco-kontrolnego zmierzającego do realizacji celów działania następczego.
3. W ramach działań następczych istnieje m.in. możliwość.:
-
-
-
-
- zwracania się o zajęcie stanowiska do osoby, której dotyczy zgłoszenie – z zachowaniem zasad poufności tożsamości sygnalisty;
- odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, w celu zgromadzenia dodatkowych informacji;
- pozyskiwania kopii dokumentów dotyczących badanego naruszenia – z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym trybie postępowania;
- występowania do sygnalisty/osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, z wykorzystaniem adresu do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu – zwłaszcza, jeśli treści zawarte w danym zgłoszeniu nie pozwalają w pełni na realizację celów działań następczych.
-
-
-
4. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności tożsamości sygnalisty, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
5. Przy czynnościach podjętych względem osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia, realizuje się jednocześnie obwiązek informacyjny wynikający z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) – obejmujący treści ujęte w klauzuli, o której mowa w § 11 procedury zgłoszeń wewnętrznych.
6. W toku realizacji działań następczych, wszystkie osoby je realizujące, mają obowiązek podejmowania czynności, z zachowaniem należytej staranności, a także obowiązek zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu.
7. Ekspert Jednoosobowego Stanowiska ds. Kontroli oraz Skarg i Wniosków oraz funkcjonariusz pełniący zastępstwo, lub osoba o której mowa w § 7 ust. 5 procedury zgłoszeń wewnętrznych, przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 16 procedury zgłoszeń wewnętrznych - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Okoliczność przekazania informacji zwrotnej w wymienionym terminie, nie jest równoznaczna z ostatecznym zakończeniem działań następczych.
8. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem przedkładanym do zatwierdzenia Komendantowi Powiatowemu Policji w Kędzierzynie-Koźlu, zawierającym informacje o:
- przebiegu realizowanych czynności;
- realizacji celów działania następczego;
- rekomendacjach: w zakresie wskazania środków naprawczych (autokorekty) możliwych do wdrożenia w KPP, KP lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa, jak również lub w zakresie dalszego nadania biegu sprawie m.in. poprzez wskazanie, że wskutek działań następczych stwierdzono, iż informacja objęta zgłoszeniem winna być procedowana w trybie postępowania prawnego toczącego się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności: postępowania karnego, cywilnego, administracyjnego, dyscyplinarnego lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowania toczącego się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
- wskazaniu czy w toku działań następczych ujawniono okoliczności podlegające odpowiedzialności karnej uregulowanej w Rozdziale 6 ustawy o ochronie sygnalistów, a szczególności: art. 54 – „uniemożliwienie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia”, art. 55 – „podejmowanie działań odwetowych”, art. 56 – „ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą”, art. 57 – „dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pomimo wiedzy o braku naruszenia prawa”.
Rozdział VIII
Zgłoszenia zewnętrzne
§ 20. 1. Informacja o naruszeniu prawa w formie ustnej lub pisemnej może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych (zdefiniowanych w art. 2 pkt 6 ustawy o ochronie sygnalistów) oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, z pominięciem niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych – tj. bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego[1].
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny, którzy następnie podejmują czynności określone w procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
4. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny na swoich stronach w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji udostępniają w sposób zrozumiały dla sygnalisty niezbędne informacje, w tym także na temat sposobu dokonywania zgłoszenia zewnętrznego z uwzględnieniem danych kontaktowych umożliwiających jego dokonanie.
Załącznik Nr 1
do procedury
|
|
Kędzierzyn-Koźle, ………………
U P O W A Ż N I E N I E
nr ……..……….
(numer sprawy)
Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację ze zgłaszającym/sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu/sygnaliście informacji zwrotnej, oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, a także do prowadzenia Rejestru zgłoszeń wewnętrznych upoważniam:
……………………………………………………………………………………………………………
(imię, nazwisko i stanowisko służbowe)
Upoważnienie obejmuje prawo do przetwarzania danych zgłaszających/sygnalistów oraz osób wskazanych w zgłoszeniach w zakresie niezbędnym do realizacji wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu oraz Komisariacie Policji w Kędzierzynie-Koźlu
Wskazane czynności będą realizowane z wykorzystaniem sprzętu oraz narzędzi udostępnionych przez administratora. Upoważnienie obejmuje zbieranie danych, wgląd do danych, kopiowanie, przesyłanie, stosowanie pseudonimizacji, niszczenie po ustaniu przydatności.
Upoważnienie ważne jest:
na okres procedowania sprawy w związku którą zostało ono wydane / bezterminowo*.
........................................................ (pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)
(okrągła pieczęć organu)
* niepotrzebne skreślić
Wyk. 1 egz.: Włączono do akt osobowych osoby upoważnionej
Załącznik Nr 2
do procedury
|
Kędzierzyn-Koźle, …………………
U P O W A Ż N I E N I E
nr ……..……….
(numer sprawy)
Do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia oraz w procesie działań następczych, o których mowa w wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu oraz Komisariacie Policji w Kędzierzynie-Koźlu, a także związanego z tym przetwarzania danych osobowych upoważniam:
……………………………………………………………………………………………………………
(imię, nazwisko i stanowisko służbowe)
Upoważnienie ważne jest na okres procedowania sprawy w związku z którą zostało ono wydane.
........................................................
(pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)
(okrągła pieczęć organu)
Wyk. 1 egz.: Włączono do materiałów sprawy
Załącznik Nr 3
do procedury
……………………………………………
imię i nazwisko składającego oświadczenie
OŚWIADCZENIE
O ZACHOWANIU POUFNOŚCI
Ja niżej podpisana/y zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz wszelkich informacji, do których mam lub będę miał/a dostęp w związku z upoważnieniem mnie przez Komendanta Powiatowego Policji w Kędzierzynie-Koźlu do:
- przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację ze zgłaszającym/sygnalistą, w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu/sygnaliście informacji zwrotnej, oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych w tym do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych*.
Oświadczam, iż nie jestem w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także nie pozostaję w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.
Stwierdzam, że znana jest mi definicja danych osobowych w rozumieniu art. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L.2016.119.1), w myśl której „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”) - możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Oświadczam także, że zostałam/em zaznajomiona/y z politykami i procedurami ochrony danych osobowych, a także z wewnętrzną procedurą zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu - obowiązującymi w KPP w Kędzierzynie-Koźlu i zobowiązuję się do przestrzegania zasad w nich zawartych.
W przypadku stwierdzenia naruszenia zabezpieczeń danych osobowych zobowiązuję się niezwłocznie powiadomić o tym administratora danych osobowych.
Zobowiązuję się do zachowania wszelkich informacji chronionych, do których otrzymam dostęp, a także metod ich zabezpieczeń w poufności, także po ustaniu upoważnienia oraz po ustaniu stosunku pracy/służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywałem/am tę pracę/służbę.
Oświadczam, że wykonując swoje obowiązki zapewnię należytą poufność danych sygnalisty oraz danych zawartych w zgłoszeniach, w szczególności stosując pseudonimizację podczas rozpatrywania zgłoszenia, aby zapewnić należytą ochronę sygnalisty.
……………………………………………
imię i nazwisko składającego oświadczenia
*niewłaściwe skreślić.
Wyk. 1 egz.: Włączono do materiałów sprawy.
Załącznik Nr 4
do procedury
KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZWIĄZKU ZE ZGŁOSZENIEM NARUSZENIA PRAWA W KPP w Kędzierzynie-Koźlu
W związku z otrzymanym zgłoszeniem naruszenia przepisów prawa, wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 rozporządzenia PEiR (UE) nr 2016/679 (RODO), informujemy, że:
- Administratorem Pani/a danych osobowych jest Komendant Powiatowy Policji w Kędzierzynie-Koźlu z siedzibą przy ul. Wojska Polskiego 18, 47-220 Kędzierzyn-Koźle, e-mail: komendant.kk@op.policja.gov.pl, tel. (+48) 47 8634202
- Może Pan/i kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod.kk@op.policja.gov.pl lub telefonicznie: (+48) 47 8634211
- Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania działań następczych, na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega Administrator w oparciu o przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
- Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem.
- Pani/Pana dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pani/Pana wyraźną zgodą.
- Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych:
W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/u prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/a, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
- Pani/a dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
- Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
- Podanie danych jest warunkiem koniecznym do procedowania zgłoszenia, gdyż tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo nie podlega procedowaniu w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Opolu.
- Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
- Pani/a dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
- Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich
Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa,
że jest nierówno traktowany.
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.
Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.
Załącznik Nr 5
do procedury
KLAUZULA INFORMACYJNA DLA OSÓB, KTÓRYCH DANE ZOSTAŁY POZYSKANE W ZWIĄZKU ZE ZGŁOSZENIEM NARUSZENIA PRAWA W KOMENDZIE WOJEWÓDZKIEJ POLICJI W OPOLU
W związku z otrzymanym zgłoszeniem naruszenia przepisów prawa, wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 rozporządzenia PEiR (UE) nr 2016/679 (RODO) informujemy, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Powiatowy Policji w Kędzierzynie-Koźlu z siedzibą przy ul. Wojska Polskiego 18, 47-220 Kędzierzyn-Koźle, e-mail: komendant.kk@op.policja.gov.pl, tel. (+48) 47 8643202 .
- Może Pan/Pani kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod.kk@op.policja.gov.pl lub telefonicznie: (+48) 47 8634211.
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO – obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych.
- Administrator będzie przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: wskazane w zgłoszeniu sygnalisty:........................................................................................
/należy uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym/
- jako dane osobowe tzw. osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
- Pani/Pana dane osobowe zostały podane przez sygnalistę, tj. .............................................
/należy podać dane sygnalisty - jeżeli sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie swojej tożsamości lub jeśli nie spełnił on warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów/.
- Pani/Pana dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa.
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
- Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych, z zastrzeżeniem, że przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się chyba,
że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
Posiada Pani/Pan prawo sprostowania danych osobowych, usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania.
- Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
- Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne (w zgłoszeniu sygnalisty).
- Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani, na podstawie tych danych, nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.
- Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich
Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa,
że jest nierówno traktowany.
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.
Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.
Załącznik Nr 6
do procedury
Formularz zgłoszenia
|
Data sporządzenia:…………………………………………………………………………………...... |
|
Zgłoszenie imienne: Imię i nazwisko:………………………………………………………………………………………… Dane kontaktowe:………………………………………………………………………………………. |
|
Jakiego obszaru naruszenia prawa dotyczy Twoje zgłoszenie?
…………………………………………………………………………………………………………. |
|
Treść zgłoszenia: Opisz szczegółowo swoje podejrzenia oraz okoliczności ich zajścia zgodnie z wiedzą, którą posiadasz:
…………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………….
|
|
Oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia: Oświadczam, że dokonując niniejszego zgłoszenia:
……………………………………… data i czytelny podpis osoby dokonującej zgłoszenia
strona 1/2
|
|
KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZWIĄZKU ZE ZGŁOSZENIEM NARUSZENIA PRAWA W KPP W KĘDZIERZYNIE-KOŹLU W związku z otrzymanym zgłoszeniem naruszenia przepisów prawa, wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 rozporządzenia PEiR (UE) nr 2016/679 (RODO), informujemy, że:
W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/u prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/a, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany. Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl, Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa. Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.
strona 2/2 |
Załącznik Nr 7
do procedury
................................................. ..............................................
(pieczęć komórki procedującej zgłoszenie) (miejscowość, data)
Potwierdzenie
przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego
Pani/Pan
.........................
Na podstawie § 16 wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu oraz Komisariacie Policji w Kędzierzynie-Koźlu potwierdzam przyjęcie zgłoszenia, dokonane w dniu ..................... za pośrednictwem dedykowanego to tego kanału zgłoszeń tj……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
..................................................
(podpis osoby upoważnionej)
Załącznik:
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa
Załącznik Nr 8
do procedury
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych w Komendzie Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu za rok …..
Część A
|
l.p. |
Data dokonania zgłoszenia wewnętrznego |
Dane osobowe sygnalisty |
Adres do kontaktu sygnalisty |
Dane osobowe osoby, której dot. zgłoszenie |
Informacja o podjętych działaniach następczych |
Data zakończenia sprawy |
Podpis osoby dokonującej wpisu |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych w Komendzie Powiatowej Policji w Kędzierzynie-Koźlu za rok …..
Część B
|
l.p. |
Data dokonania zgłoszenia wewnętrznego |
Dane osobowe sygnalisty |
Adres do kontaktu sygnalisty |
Dane osobowe osoby, której dot. zgłoszenie |
Informacja o podjętych działaniach następczych |
Data zakończenia sprawy |
Podpis osoby dokonującej wpisu |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
[1] Przepisy odnoszące się do „zgłoszeń zewnętrznych” wchodzą w życie z dniem 25 grudnia 2024 r. – zgodnie z ar. 64 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.